Ejemplo de solución
Automatización de presupuestos y documentos
Ejemplo de solución: pasar de rellenar presupuestos y contratos a mano a generarlos en un clic desde un formulario, con las condiciones ya incluidas.
El problema
Cada presupuesto se hace copiando el anterior, cambiando datos a mano y arriesgándose a olvidar una cláusula o dejar un precio antiguo.
Contexto
Un equipo pequeño que emite varios presupuestos al día, con una estructura de documento estable pero muchos datos variables.
Objetivo
Reducir a minutos el tiempo de emitir un presupuesto y eliminar los errores de copiar y pegar.
La solución
Un formulario interno recoge los datos del presupuesto; la automatización genera el PDF con la plantilla y las condiciones actuales, lo guarda en la carpeta correcta y avisa a quien corresponde. Un panel permite ver el histórico y reintentar si algo falla.
Funcionalidades
- Formulario interno con validación de los campos clave
- Generación del PDF a partir de plantilla
- Archivado automático por cliente y fecha
- Panel con el histórico y estado de cada documento
- Reintento manual autorizado si el proveedor de correo o almacenamiento falla
Proceso
Diagnóstico del proceso actual (medir el tiempo real) → definición de la plantilla y los datos variables → desarrollo → pruebas con casos reales → entrega con formación.
Plazo / rango: 2–3 semanas
Qué se podría ampliar
Convertir el presupuesto aceptado en factura automáticamente, o añadir firma electrónica.